Integritetspolicy

Denna personuppgiftspolicy innehåller regler och riktlinjer för den behandling av personuppgifter som görs av Netwrk AB i egenskap av personuppgiftsansvarig samt personuppgiftsbiträde, oavsett vilken typ av personuppgifter det är fråga om och vems personuppgifter det rör.

1. Personuppgiftsansvarig

Netwrk AB, organisationsnummer 556997-6474, telefonnummer 08-211 711, Drottninggatan 32, 111 51 Stockholm, info@netwrk.se

2. Personuppgiftsombud

Ombud är Michael Brommels med kontaktuppgifter michael.brommels@netwrk.se eller 072-55 55 713.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi, hur länge och för vilket ändamål?

3.1 Allmänt

Netwrk AB (nedan Netwrk, oss eller vi) samlar in och behandlar personuppgifter inom de områden och funktioner som listas nedan. Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person.

3.2 Rekrytering

3.2.1 Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

Den information som Du lämnar till oss genom att registrera ditt CV eller ansöka om en specifik tjänst registreras, behandlas och används av oss för att kunna skapa en eventuell anställning eller i förekommande fall ett konsultuppdrag för Dig hos Netwrks uppdragsgivare samt för att vi ska kunna genomföra urval, intervjuer och bedömningar.

Vi använder Ditt samtycke som rättslig grund för behandlingen av Dina personuppgifter och i vissa fall en intresseavvägning.

När Du registrerar Ditt CV hos Netwrk behöver du samtycka till att vi kommer att behandla dina personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstiftning, särskilt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) samt annan tillämplig lagstiftning.

Genom att lämna Ditt fullständiga samtycke godkänner Du att uppgifterna i Din ansökan eller i Ditt CV används av oss för att matcha Dig mot de specifika jobb eller i förekommande fall konsultuppdrag som Du söker genom oss samt att få möjligheten till att bli presenterad för potentiella arbetsgivare och uppdragsgivare som finns i Netwrks nätverk.

Du kan också lämna ett begränsat samtycke vilket endast ger oss rätt att använda de uppgifter Du lämnat i Din ansökan mot det specifika jobb eller det specifika uppdrag som Du söker.

Observera att Du när som helst kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss (se punkt 2).

3.2.2 Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifterna som vi behandlar är huvudsakligen namn, adress, personnummer, titel, underlag för ersättning och förmåner, information om närstående, kvalifikationer, referenser från tidigare arbetsgivare, erfarenhet och utveckling. Alla uppgifter som finns med i Ditt CV och Din ansökan kommer att behandlas.

Dina personuppgifter kommer att mottas och användas av Netwrks medarbetare samt kommuniceras med Netwrks uppdragsgivare, huvudsakligen HR-ansvariga, chefer och i förekomande fall myndigheter (när så erfordras).

3.2.3 För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Vi begär in och behandlar Dina personuppgifter i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav samt krav som är nödvändiga för oss eller våra uppdragsgivare för att ingå ett avtal med Dig som anställd hos uppdragsgivaren eller som konsult. Huvudsakligen ansökningar, intervjuer och beslutsfattande i ett rekryteringsförfarande. Uppgifterna kan även komma att användas i samband med marknadsundersökningar.

I kommunikationen med Netwrk (genom exempelvis e-post eller telefonsamtal) kan vi komma att spara information i sådan kommunikation för att kunna utföra och förbättra våra tjänster.

Vi lämnar inte ut uppgifter till tredje part om samtycke inte lämnas eller om vi är skyldiga att göra det enligt lag, författning eller till följd av ett domstols- eller myndighetsbeslut. Lämnar Du Ditt fullständiga samtycke kommer vi att presentera Ditt CV och de personuppgifter som där framgår för potentiella arbetsgivare eller uppdragsgivare som finns i vårt nätverk.

3.3 Anställda, konsulter och bemanning

3.3.1 Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

Våra anställdas och konsulters personuppgifter inhämtas och behandlas för att fullgöra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal och/eller för ingåendet och fullgörandet av enskilda avtal och bemanningsuppdrag.

3.3.2 Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Den information som Du lämnar till oss genom att registrera ditt CV eller ansöka om en tjänst hos oss eller ett bemanningsuppdrag hos någon av våra uppdragsgivare registreras, behandlas och används av oss för att  fullgöra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal och/eller för ingåendet och fullgörandet av enskilda anställningsavtal eller konsultavtal.

De som mottar uppgifterna är HR-ansvariga hos oss samt våra uppdragsgivares HR-ansvariga, chefer och i förekomande fall myndigheter (när så erfordras).

3.3.3 För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Personuppgifter krävs bland annat för utbetalning av ersättningar och förmåner, personaladministration (inklusive arbetsmiljö, pensioner, livförsäkring och hälso- och sjukvårdsförsäkring), tidrapportering, arvoden, upprätthålla beredskaps- och katastrofplanering, närmast anhörig kontakt, företagshälsovård, semester, frånvaro och också mer generellt för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter (inklusive, men inte begränsat till, inkomstskatt och socialförsäkringslagstiftning och arbetsrättslig lagstiftning).

3.4 Uppdragsgivare

3.4.1 Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att kunna ingå och hantera avtal med våra uppdragsgivare behandlar vi personuppgifter tillhörande de personer som företräder Netwrks uppdragsgivare. Vissa personuppgifter kan behandlas på grund av att vi är skyldiga att göra det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

3.4.2 Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Vi behandlar personuppgifter för företrädare till bolag som vi har avtalsrelationer med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, personnummer. Vi kan även behandla personuppgifter avseende företrädare till bolag som är potentiella kunder. Personuppgifter som behandlas kan exempelvis vara namn, telefonnummer, adress och e-post. De som mottar uppgifterna är huvudsakligen för avtalsrelationen relevanta företrädare för oss.

3.4.3 För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Vi behandlar enbart personuppgifter som är relevanta för förhållandet med uppdragsgivaren eller för ett potentiell uppdragsgivare och som krävs för fullgörandet av ett avtal. Personuppgifter så som företrädares namn, e-post och telefonnummer behandlas för att kunna kommunicera med uppdragsgivaren. Företrädares personuppgifter kan även behandlas för ändamålet att skicka intressanta erbjudanden till uppdragsgivaren.

4. Källa varifrån uppgifterna hämtats

Utöver de personuppgifter som lämnats i Din ansökan eller registrering av Ditt CV hos oss kan vi komma att komplettera med information som lämnats i eller framgår av offentliga källor och på sociala medier (ex. Linkedin).

5. Lagringstid

5.1 Allmänt

Dina personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med behandlingen såsom den beskrivs i denna personuppgiftspolicy.

5.2 Rekrytering

Lagringen av Dina personuppgifter kommer att ske så länge det är nödvändigt för att kunna utföra den tjänst för vilket Du lämnat oss Ditt samtycke. Av denna orsak gallras uppgifterna i en rekrytering när ett specifikt anställningsförfarande har avslutats, denna gallring sker löpande men aldrig senare än efter sex månader.

Om det dock finns rättsliga krav på att Netwrk ska bevara personuppgifterna, så bevarar vi dessa. Exempel på sådana fall är att en kandidat (som lämnat ett begränsat samtycke för en specifik jobbansökan) överklagar ett beslut om att denne inte fick jobbet.

För att vi ska kunna använda de personuppgifter Du lämnat i samband med en ansökan eller en registrering av ett CV för en längre tid, exempelvis för framtida rekryteringar, så måste Du ha lämnat oss Ditt fullständiga samtycke.

Information med ett sådant val lämnas via e-post efter avslutat anställningsförfarande samt i samband med registrering av Ditt CV.

5.3 Anställda, konsulter och bemanning

När en anställning eller ett uppdrag upphör finns som utgångspunkt ingen anledning att spara den f.d. anställdes/uppdragtagarens personuppgifter. Detta inkluderar det e-postkonto och uppgifter om den anställde/uppdragstagaren på vår webbplats. Gallring ska i sådana fall ske snarast möjligt efter anställningens upphörande. Från detta finns undantag. För att uppfylla åtaganden i enlighet med arbetsrättslig, skatterättslig och socialförsäkringsrättslig lagstiftning behöver vi spara vissa uppgifter om ex. en anställd även under en period efter anställningens upphörande. Exempelvis måste uppgifter sparas för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning eller bokföring, åligganden rörande den anställdes företrädesrätt till återanställning i lag (1982:80) om anställningsskydd samt för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot oss. Det krävs ibland också att uppgifter bevaras för utbetalning av exempelvis pension eller avgångsvederlag. Vi kan även komma att behandla uppgifter i samband med medarbetarundersökningar. Sådana undersökningar genomförs för att vi ska kunna identifiera brister och därefter kunna arbeta med och säkerställa en bättre arbetsmiljö. I dessa fall kan automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, förekomma.

Vissa av de personuppgifter vi behandlar till följd av anställningen kan utgöra känsliga uppgifter. Häribland kan nämnas sjukdomstillstånd eller facklig tillhörighet.

5.4 Uppdragsgivare

Vi lagrar uppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att relationen med uppdragsgivaren upphört.

Vi kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att relationen med uppdragsgivaren upphört, bland annat för att administrera ex. reklamationsfrister eller rättsliga krav som kan tänkas riktas mot oss eller för att marknadsföra oss och skicka erbjudanden som vi tror kan vara av intresse för

Tidigare uppdragsgivare. Undantagsvis sparas därför personuppgifter viss tid efter kundförhållandets upphörande eller tills att personen invänt mot marknadsföring.

Personuppgifter avseende företrädare för potentiella uppdragsgivare tas bort när dialogen upphört, under förutsättning att inget uppdrag inletts, eller direkt om personen invänder mot marknadsföring.

Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om sådan skyldighet föreligger kan personuppgifterna sparas i upp till 10 år.

6. Dina rättigheter

Du har bland annat följande rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning:

• rätt till tillgång till information rörande behandlingen av Dina personuppgifter,

• rätt att korrigera felaktiga personuppgifter,

• rätt att få Dina personuppgifter raderade om de inte längre krävs för att uppfylla ändamålet,

• rätt att begränsa behandlingen av Dina personuppgifter,

• rätt att motsätta dig behandling av Dina personuppgifter för direkt marknadsföring; samt,

• rätt att invända mot behandlingen av Dina personuppgifter och begära begränsad behandling av Dina personuppgifter.

Det kan finnas associerade villkor och begränsningar rörande dessa rättigheter.

För att utöva Dina rättigheter eller om Du har frågor om vår behandling av Dina personuppgifter, vänligen kontakta oss (se punkt 2).

Om och när personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke kan Du när som helst återkalla Ditt samtycke.

7. Automatiserat beslutsfattande

Vi använder oss inte av ett automatiserat beslutsfattande.

8. Personuppgiftsbiträden

Vi använder oss av stundalts av underbiträden och leverantörer för vissa tjänster och för ex. moln och databaslösningar. Vi förbinder oss att ha personuppgiftsbiträdesavtal med sådana underbiträden när så erfordras där det framgår att även dessa följer gällande dataskyddslagstiftning och i synnerhet GDPR.

9. Särskilt om känsliga uppgifter

Med känsliga uppgifter avses i denna policy sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, personliga åsikter, religion eller medlemskap i fackförening, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning mm.

Vi behandlar aldrig känsliga uppgifter utan samtycke från den registrerade eller utan att det finns stöd i lag, exempelvis för att fullgöra skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätt, social trygghet och skydd eller när behandlingen är nödvändig för att skydda den registrerades eller annans grundläggande intressen, när registrerad är fysiskt eller rättsligt förhindrad att ge samtycke, i vissa fall inom ramen för facklig verksamhet, om uppgifterna redan offentliggjorts av den registrerade, om det är nödvändigt med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse, om det är nödvändigt av skäl som hör samman med bland annat bedömning av arbetstagares arbetskapacitet eller tillhandahållande av hälso- och sjukvård eller om det är nödvändigt med hänsyn till statistiska ändamål.

Vid varje behandling av känsliga uppgifter vidtar vi lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna.

Personuppgifter är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt. Detta gäller när vi agerar personuppgiftsansvarig såväl som personuppgiftsbiträde.

10. Ändringar i policyn

Vi kan komma att ändra och uppdatera denna policy.

Vid ingripande förändringar eller om information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i policyn så kommer vi att informera om detta till de som berörs av ändringarna.

Har du frågor?

Kontakta oss gärna för att veta mer kring vår personuppgiftspolicy eller övriga frågor.